A tecnologia tem revolucionado o setor da saúde, trazendo melhorias significativas no armazenamento e gerenciamento de informações dos pacientes. Uma das ferramentas mais importantes nesse sentido é o prontuário eletrônico, que substitui os registros em papel por sistemas digitais integrados.
Neste artigo, vamos apresentar um passo a passo completo para a implantação bem-sucedida de um prontuário eletrônico em unidades de saúde. Continue a leitura e confira.
Passo a passo: como implantar um prontuário eletrônico
Implantar um prontuário eletrônico em unidades de saúde requer um planejamento cuidadoso e uma abordagem sistemática, envolvendo etapas de configuração e treinamento.
Ao seguir os passos seguintes, é possível fazer uma transição do papel para o digital ou entre sistemas diferentes de maneira otimizada:
Passo 1: Avaliação das necessidades e recursos
Realize uma análise detalhada das necessidades da unidade de saúde, considerando os requisitos dos profissionais de saúde, pacientes e gestores. Isso também inclui uma avaliação dos recursos disponíveis, como infraestrutura de TI, equipe técnica e orçamento para a ferramenta.
Passo 2: Definição de objetivos e escopo
Estabeleça os objetivos claros que a implantação do prontuário eletrônico deve alcançar, como melhorar a eficiência operacional, a qualidade do atendimento e a segurança do paciente.
Defina também o escopo do projeto, considerando os módulos e funcionalidades do prontuário eletrônico a serem implementados inicialmente.
Passo 3: Seleção do fornecedor
Pesquise e avalie diferentes fornecedores de prontuário eletrônico, considerando sua experiência, reputação, funcionalidades oferecidas, facilidade de uso, confiabilidade (uma dica importante nesta etapa é buscar opções com a certificação SBIS) e suporte pós-implantação, como migração de dados.
Solicite propostas e faça uma análise comparativa entre os elencados, levando em consideração os requisitos específicos da unidade de saúde.
Passo 4: Treinamento e capacitação
Planeje e execute um programa de treinamento abrangente para todos os usuários do prontuário eletrônico, incluindo médicos, enfermeiros, administradores e outros profissionais de saúde.
Certifique-se de que a equipe esteja familiarizada com as funcionalidades do sistema, os fluxos de trabalho e as melhores práticas de uso. Isso envolve a criação de novos processos, que devem ser acompanhados no dia a dia da unidade de saúde, e a adesão às disposições da LGPD na saúde.
Passo 5: Customização e configuração
Trabalhe em estreita colaboração com o fornecedor do prontuário eletrônico para personalizar o sistema de acordo com as necessidades e fluxos de trabalho específicos da unidade de saúde. Por esse motivo, é fundamental encontrar parceiros que ofereçam um acompanhamento próximo e completo.
Configure o sistema para garantir que ele atenda aos requisitos regulatórios, como privacidade e segurança dos dados, e para que as funcionalidades acompanhem aquilo passado em treinamento para o corpo clínico.
Passo 6: Implantação em fases
Considere implantar o prontuário eletrônico em fases, começando por um departamento ou área específica da unidade de saúde. Isso permitirá testar e ajustar o sistema antes de expandi-lo para outras áreas, minimizando o impacto na rotina diária.
Passo 7: Gerenciamento da mudança
Comunique-se claramente com os profissionais de saúde e outros envolvidos sobre o processo de implantação do prontuário eletrônico. Por exemplo, explique os benefícios e as mudanças esperadas, ouça suas preocupações e ofereça suporte adequado durante a transição.
Passo 8: Monitoramento e avaliação contínua
Estabeleça métricas de desempenho para avaliar o sucesso da implantação do prontuário eletrônico, como o tempo de registro de dados, a redução de erros e a satisfação dos usuários.
Realize revisões regulares para identificar problemas, fazer ajustes necessários e otimizar o uso do sistema. Pesquisas internas são uma forma interessante de coletar a experiência dos funcionários.
Passo 9: Manutenção e suporte contínuos
Garanta a manutenção regular do sistema e o suporte técnico contínuo do fornecedor.
Mantenha-se atualizado sobre novidades, correções de bugs e melhorias funcionais, garantindo que o prontuário eletrônico esteja sempre em dia.
Passo 10: Educação e engajamento dos usuários
Promova uma cultura de uso e adoção do prontuário eletrônico, incentivando a participação ativa dos profissionais de saúde e a troca de conhecimento sobre melhores práticas. Para tanto, você pode realizar sessões de educação continuada e fornecer recursos de suporte, como manuais e tutoriais, para ajudar os usuários a aproveitar ao máximo o sistema.
Lembre-se de que a implantação de um prontuário eletrônico é um processo contínuo e que pode levar tempo para ser totalmente integrado à rotina da unidade de saúde. A colaboração entre todas as partes interessadas e a adaptação às necessidades específicas da instituição são essenciais para o sucesso do projeto.
A Medicina Direta oferece um prontuário eletrônico completo, com certificação SBIS, todas as funcionalidades clínicas (como prescrição com assinatura digital, sistema de agendamento e solicitação de exames) e integração financeira, desde controle sobre o processo de reembolso a gestão de faturamento de convênios.
Além disso, nossa equipe realiza a migração de dados entre sistemas com nenhum ou baixo nível de intercorrências em 92% dos casos.
Conheça o prontuário eletrônico da Medicina Direta e tenha o melhor processo de implantação possível na sua unidade de saúde!
