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4 dicas práticas para recepcionistas de clínicas médicas

Recepcionistas de clínicas médicas têm papel fundamental na satisfação e no bem-estar do paciente.

Quando precisa ir a uma consulta médica, o paciente busca não apenas cuidar de sua saúde, mas também quer ser bem acolhido, atendido com eficiência e ter seu problema resolvido da melhor maneira possível.

Selecionamos 4 dicas práticas para que recepcionistas de clínicas médicas possam tornar sua rotina mais eficiente.

Aprofundar os conhecimentos em informática

A informática pode otimizar o trabalho das recepcionistas e levar muita praticidade e eficiência ao desempenho de suas funções.

É interessante aprofundar seus conhecimentos no envio e no recebimento de e-mails, nos navegadores de internet, em editores de texto, em planilhas eletrônicas e em softwares que auxiliem seu trabalho dentro da clínica.

Isso pode ser uma excelente ferramenta facilitar suas tarefas do dia a dia — inclusive, as burocráticas, como atualização de cadastros, por exemplo.

Assim, você pode dedicar mais tempo a questões mais humanas de seu trabalho, como facilitar a vida dos pacientes e demais visitantes da clínica médica, desempenhando suas funções com ainda mais excelência.

Aproveitar as ferramentas tecnológicas

Indo muito além do uso de editores de textos, bancos de dados e planilhas no computador, outras ferramentas tecnológicas podem ser bastante úteis no cotidiano da recepcionistas de clínicas médicas.

O telefone fixo, por exemplo, embora seja um recurso antigo e de presença obrigatória nas clínicas médicas, pode ser ainda melhor aproveitado no trabalho da recepcionista.

Dominar procedimentos relacionados à transferência de chamadas, saber colocar ligações em espera e usar o telefone de modo a garantir a satisfação do paciente são boas maneiras de aproveitar tudo o que o equipamento tem a oferecer.

Mas se engana quem pensa que as ferramentas de trabalho das recepcionistas se restringem aos telefones fixos.

Smartphones, por exemplo, podem ser utilizados para enviar lembretes e mensagens de confirmação de consultas aos pacientes, facilitando a comunicação e diminuindo a quantidade de faltas dos pacientes.

O uso de headsets (fones de ouvido com microfone), embora seja algo simples, é uma ferramenta que também pode simplificar o atendimento de ligações telefônicas, tornando mais ágil o trabalho, principalmente em horários de mais movimentados.

Se a clínica na qual você atua oferece a possibilidade de usar desses e outros equipamentos,aproveite-os da melhor maneira que puder.

Facilitar a vida do paciente

Uma das maiores qualidades de qualquer recepcionista é ser capaz de se colocar no lugar do paciente.

Isso significa fazer tudo o que estiver ao seu alcance para tornar a relação do paciente com a clínica o mais agradável, prática e satisfatória possível.

Agilizar a marcação e a remarcação de consultas de acordo com as necessidades do paciente, mostrar-se à disposição para solucionar problemas e encontrar alternativas para ajudar o paciente são boas práticas para facilitar a vida dele.

A recepcionista pode proporciona mais conforto e bem-estar ao paciente durante sua permanência na clínica com algumas práticas simples.

Por exemplo, garantindo que ele tenha à sua disposição, no mínimo, água e algumas opções de entretenimento enquanto aguarda seu atendimento médico.

Organização

São inúmeras as atribuições de uma recepcionista e, para dar conta de todas as tarefas com qualidade, é preciso, acima de tudo, ter organização.

Você pode desenvolver um cronograma com suas atividades diárias, ter um checklist diário para ter certeza de que não deixou nada de importante para trás e definir suas prioridades dia a dia.

Entre atender telefonemas, realizar agendamentos e anotar recados — tarefas que são feitas diariamente —, há muitas outras funções para serem realizadas.

Nesse aspecto, a organização será uma ferramenta de trabalho valiosa, assim você pode encontrar tempo para desenvolver todas as atividades necessárias, sem se atrasar ou perder compromissos importantes.

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