O seu consultório já é digital?

De acordo com dados da Pesquisa TIC Saúde 2016, divulgada em novembro de 2017, 61% dos médicos utilizam regularmente o computador para o atendimento dos pacientes, mas apenas 50% aproveitam a ferramenta para outros assuntos referentes ao funcionamento de seu local de trabalho. Ou seja: metade ainda se recusa a utilizar soluções digitais para além do nível mais básico de atendimento.

Esse número é explicado pelo próprio receio que os profissionais de saúde possuem diante de novos recursos que surgem todos os anos. Ferramentas inovadoras exigem um período de adaptação para entendê-las e usufruir o que elas podem oferecer de melhor. Até lá, é natural surgirem problemas que o médico não está acostumado a resolver. Portanto, ele precisa estar disposto a enfrentar essas dificuldades se quiser, de fato, “digitalizar” e melhorar a gestão de seu consultório.

A primeira mudança necessária é a eliminação do papel, deixando que todos os documentos sejam digitais e possibilitando seu acesso na nuvem. Para isso, procure soluções que atendam aos requisitos da Certificação SBIS-CFM, com Nível de Garantia de Segurança 2 (NGS-2), por possuírem integração com certificados digitais. Receitas, prontuários, formulários e demais documentos terão apenas a versão digital.

Depois, é preciso utilizar essas ferramentais digitais para se aproximar de seus pacientes. Ter um site responsivo na Internet é fundamental para marcar presença na web. Contudo, o consultório deve utilizar outras ferramentas de comunicação, como o próprio prontuário eletrônico para agendar consultas online e disparar e-mails, além do trabalho em redes sociais, como WhatsApp, Facebook e Youtube.

Por mais acostumado que o médico esteja com sua rotina, atualmente ele precisa otimizar seu consultório para poder dedicar mais tempo naquilo que ele sabe fazer de melhor: atender seus pacientes com qualidade. Assim, “digitalizar” o consultório deixou de ser um artigo de luxo para se transformar em diferencial estratégico na área de saúde.

Organize sua clínica em cinco semanas

Semana 1 – Elimine os papéis do consultório

Reserve a primeira semana do ano para “digitalizar” o consultório. Hoje, vários processos podem migrar para sistemas eletrônicos, otimizando a gestão e permitindo que o médico tenha mais tempo para os pacientes. Para isso, procure soluções que atendam aos requisitos da Certificação SBIS-CFM, com Nível de Garantia de Segurança 2 (NGS-2), por possuírem integração com certificados digitais. Assim, receitas, prontuários, formulários e demais documentos podem ter apenas a versão digital.

Semana 2 – Tenha um sistema financeiro dedicado

Após digitalizar os documentos, faça o mesmo com a gestão financeira do consultório na segunda semana. Não é raro encontrar médicos que preenchem manualmente planilhas no computador ou utilizam até agendas de papel para registrarem a movimentação financeira. Busque um sistema eletrônico que automatize todos os processos e, de preferência, esteja integrado com o prontuário eletrônico.

Semana 3 – Enumere todas as despesas do consultório

Com uma nova solução para a gestão financeira, utilize a terceira semana para levantar – e incluir – todas as despesas mensais do consultório no sistema eletrônico. Tudo deve ser contabilizado: salários, fornecedores, equipamentos, contas a pagar e outros custos envolvidos. Dessa forma, é possível automatizar todos os relatórios de entrada e saída de dinheiro e agilizar a tomada de decisões.

Semana 4 – Marque presença na web

Atualmente é imprescindível que o consultório esteja presente na web e nas mídias sociais. Não é difícil criar uma página na internet, mas é preciso garantir que esteja visível ao público-alvo. Conceitos como SEO (Search Engine Optimization) e navegação responsiva precisam estar na base do site do consultório. Tire a quarta semana para fazer essa revisão ou, se for o caso, criar uma página da web para a sua marca.

Semana 5 – Aproxime-se dos pacientes

Por fim, utilize a quinta e última semana para estruturar canais de comunicação do consultório com os pacientes. O próprio prontuário eletrônico pode agilizar o atendimento, permitindo o agendamento de consultas e, em alguns casos, até o pagamento das mesmas. Utilize também as redes sociais para interagir e tirar dúvidas, como Whatsapp, Facebook e canal no Youtube. Isso permite que o atendimento seja o melhor antes, durante e depois da conversa entre médico e paciente.