4 dicas práticas para recepcionistas de clínicas médicas

Recepcionistas de clínicas médicas têm papel fundamental na satisfação e no bem-estar do paciente.

Quando precisa ir a uma consulta médica, o paciente busca não apenas cuidar de sua saúde, mas também quer ser bem acolhido, atendido com eficiência e ter seu problema resolvido da melhor maneira possível.

Selecionamos 4 dicas práticas para que recepcionistas de clínicas médicas possam tornar sua rotina mais eficiente.

Aprofundar os conhecimentos em informática

A informática pode otimizar o trabalho das recepcionistas e levar muita praticidade e eficiência ao desempenho de suas funções.

É interessante aprofundar seus conhecimentos no envio e no recebimento de e-mails, nos navegadores de internet, em editores de texto, em planilhas eletrônicas e em softwares que auxiliem seu trabalho dentro da clínica.

Isso pode ser uma excelente ferramenta facilitar suas tarefas do dia a dia — inclusive, as burocráticas, como atualização de cadastros, por exemplo.

Assim, você pode dedicar mais tempo a questões mais humanas de seu trabalho, como facilitar a vida dos pacientes e demais visitantes da clínica médica, desempenhando suas funções com ainda mais excelência.

Aproveitar as ferramentas tecnológicas

Indo muito além do uso de editores de textos, bancos de dados e planilhas no computador, outras ferramentas tecnológicas podem ser bastante úteis no cotidiano da recepcionistas de clínicas médicas.

O telefone fixo, por exemplo, embora seja um recurso antigo e de presença obrigatória nas clínicas médicas, pode ser ainda melhor aproveitado no trabalho da recepcionista.

Dominar procedimentos relacionados à transferência de chamadas, saber colocar ligações em espera e usar o telefone de modo a garantir a satisfação do paciente são boas maneiras de aproveitar tudo o que o equipamento tem a oferecer.

Mas se engana quem pensa que as ferramentas de trabalho das recepcionistas se restringem aos telefones fixos.

Smartphones, por exemplo, podem ser utilizados para enviar lembretes e mensagens de confirmação de consultas aos pacientes, facilitando a comunicação e diminuindo a quantidade de faltas dos pacientes.

O uso de headsets (fones de ouvido com microfone), embora seja algo simples, é uma ferramenta que também pode simplificar o atendimento de ligações telefônicas, tornando mais ágil o trabalho, principalmente em horários de mais movimentados.

Se a clínica na qual você atua oferece a possibilidade de usar desses e outros equipamentos,aproveite-os da melhor maneira que puder.

Facilitar a vida do paciente

Uma das maiores qualidades de qualquer recepcionista é ser capaz de se colocar no lugar do paciente.

Isso significa fazer tudo o que estiver ao seu alcance para tornar a relação do paciente com a clínica o mais agradável, prática e satisfatória possível.

Agilizar a marcação e a remarcação de consultas de acordo com as necessidades do paciente, mostrar-se à disposição para solucionar problemas e encontrar alternativas para ajudar o paciente são boas práticas para facilitar a vida dele.

A recepcionista pode proporciona mais conforto e bem-estar ao paciente durante sua permanência na clínica com algumas práticas simples.

Por exemplo, garantindo que ele tenha à sua disposição, no mínimo, água e algumas opções de entretenimento enquanto aguarda seu atendimento médico.

Organização

São inúmeras as atribuições de uma recepcionista e, para dar conta de todas as tarefas com qualidade, é preciso, acima de tudo, ter organização.

Você pode desenvolver um cronograma com suas atividades diárias, ter um checklist diário para ter certeza de que não deixou nada de importante para trás e definir suas prioridades dia a dia.

Entre atender telefonemas, realizar agendamentos e anotar recados — tarefas que são feitas diariamente —, há muitas outras funções para serem realizadas.

Nesse aspecto, a organização será uma ferramenta de trabalho valiosa, assim você pode encontrar tempo para desenvolver todas as atividades necessárias, sem se atrasar ou perder compromissos importantes.

O consultório na palma da mão

O médico examina o paciente e prescreve a receita, mas ao invés de utilizar um calhamaço de papel, ele simplesmente pega seu Smartphone do bolso, abre um aplicativo e registra todo o histórico do paciente e até mesmo o valor financeiro referente àquela consulta. Depois, no conforto de sua casa (ou durante uma viagem e um evento acadêmico), consegue verificar todas as informações sobre aquele atendimento pelo próprio celular. Com poucos toques, é possível analisar mais informações e até mesmo agendar um possível retorno.

A cena, impensável anos atrás, será cada vez mais comum nas clínicas e consultórios de todo o mundo graças ao avanço do conceito de mHealth. A expressão aborda o uso de dispositivos móveis na gestão de saúde, tanto na parte administrativa quanto no atendimento ao paciente. O setor acompanhou o boom dos smartphones nos últimos anos e segue em alta: este nicho deve movimentar mais de US$ 20 bilhões em 2017, de acordo com o mhealthshare. Já levantamento da Booz & Company indica que 40% dos médicos acreditam que tablets ajudam a economizar tempo em funções administrativas – o que permite dedicar mais atenção às pessoas.

Os dados reforçam a ideia de que os dispositivos móveis serão ferramentas cada vez mais importantes para os médicos e demais profissionais da saúde. Ao oferecerem uma série de benefícios em um único aparelho, esses equipamentos conseguem proporcionar benefícios para doutores e pacientes. A clínica, por exemplo, ganha espaço físico, pois os arquivos com receitas, prontuários e históricos podem ir para a nuvem. As transações financeiras ficam mais organizadas e não há o risco de perder dinheiro da consulta pelo preenchimento inadequado de relatórios de convênios. Além, é claro, de colocar o consultório no século 21 e antenado com as principais tendências tecnológicas.

Foi-se o tempo em que o médico poderia se dar ao luxo de ignorar os avanços da tecnologia e trabalhar apenas com sua reputação conquistada ao longo do tempo. Na verdade, termos como “Internet”,  “mobile” e “smartphone” devem fazer parte do vocabulário daqueles profissionais que desejam ter um bom número de clientes. Hoje, antes de marcar uma consulta para qualquer especialidade, o paciente recorre à web para descobrir clínicas e conferir o que falam nas redes sociais. Apenas quem estiver integrado com esta nova realidade vai conseguir sobreviver no futuro.

A revolução mobile mudou a forma como as pessoas se relacionam com o mundo – e atingiu também o setor de saúde. O paciente pode, e quer, receber informações sobre sua consulta e realizar agendamento de forma online e sem preocupação. Já o médico pode se beneficiar disso para otimizar sua produtividade e dedicar seu tempo naquilo que mais lhe agrada: o atendimento à população. Como se vê, o futuro já está na palma da mão. Basta pegar.